Tentang Excel

Friday, June 21, 2013





A. Pengenalan Microsoft Excel
Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007 .
Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar,  penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak  ini  sangat membantu untuk  menyelesaikan permasalahan  administratif mulai  yang  paling  sedernaha  sampai  yang  lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh  permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen  data dengan  menampilkan grafik data pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.





B. Kelebihandan Kekurangan Microsoft Excel Excel 2007
hadir dengan tambahan berbagai fasilitas sehingga lebih sempurna dibandingkan dengan versi sebelumnya. Fitur baru tersebut antara lain adalah desain jendela (interface) Excel, jumlah baris dan kolom lebih banyak, format file baru, penulisan formula lebih mudah.Office Themes dan Excel Styles, pengurutan dan penyaringan data didesain lebih canggih, tampilan grafik yang lebih variatif, PivotTable lebih mudah digunakan dan sebagainya. Perhatikan sebagian ilustrasi berikut ini,
1. Jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom.  Serta baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 dan berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.
2. Pada Excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel mencapai 17 miliar.
3. Memori yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal yang berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1 megabyte.
4. Jumlah warna unik dalam sebuah workbook dapat mencapai 4.3 milyar, sebelumnya hanya 56.
5. Jumlah kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.
6. Jumlah level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64 level, bandingan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.
7. Jumlah daftar pada menu drop-down dalam fasilitas Filter bisa mencapai 10.000, sebelumnya hanya 1.000.
8. Maksimal jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000, sebelumnya hanya 1.000 karakter.
9. Jumlah maksimal argumen pada fungsi, versi terbaru ini membolehkan sampai 255 argumen, sebelumnya hanya 30 argumen.
10. Maksimal jumlah item yang dihasilkan dari perintah Find, kini mencapai 2 Milyar, sebelumnya hanya 64.000.
11. Jumlah baris yang diperbolehkan di dalam sebuah PivotTable, saat ini mencapai 1 Juta baris lebih, sebelumnya hanya 64.000.
12. Jumlah kolom yang tersedia pada versi baru ini adalah 16.000 kolom, sebelumnya hanya 255 kolom.
13. Jumlah field pada PivotTable dapat mencapai 16.000, sebelumnya 255.
14. Excel 2007 format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistik lainnya.
15. Dengan memanfaatkan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP, kita bisa mengkontrol identitas responden untuk keperluan transfer informasi antar tabel, antar sheet atau antar file excel.
16. dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri. Ini sangat berguna, kecuali kita jago membuat syntax dan saya yakin banyak orang yang tidak hobby main syntax.
Kelemahan tentu Ada dan ini menjadi perhatian extra untuk menjaga kualitas pengolahan data. Beberapa kelemahan Excel 2007 adalah:
1.    Pivot tabel yang menyertakan banyak kolom/pertanyaan menghasilkan tabel berupa crosstab atau nested atau tersarang, banyak orang belum mampu membuat tabel dalam 1 pivot yang stack atau berjajar. Jadi mau tidak mau membuat 2 tabel pivot untuk masing-masing pertanyaan/kolom. Kendalanya adalah kita harus memperhitungkan jumlah kategori jawaban yang akan ditabelkan, karena pivot otomatis akan menggunakan kolom dan baris baru ke samping/kebawah sehingga jika di samping atau dibawah ada tabel pivot lain, maka akan error.
2.    Untuk tabel yang besar dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap editing/updating data, maka secara default excel akan melakukan proses Workbook Calculating yang kecepatannya tergantung dari processor dan ram komputer. Ini cukup memakan waktu pengolahan data. Tetapi kendala ini bisa dipecahkan dengan mematikan proses calculating otomatis menjadi Calculating Manual artinya calculating akan dilakukan setiap kita akan save file excel tersebut. Cara ini cukup efektif dilakukan dengan resiko jika file tertutup tidak sengaja atau komputer mati tiba-tiba kita bisa kehilangan data kita. Caranya klik tombol office > Excel Options > Formulas > Calculation Options, pilih Manual dan Recalculate Workbook before saving
3.    Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban baru.


C. Istilah-Istilah Excel 2007
Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputiperhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data.Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks.Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi namabarang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.  Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan.untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi tersebut di sampaikan pada paparan di bawah ini :
Istilah-istilah dalam Excel
a. Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5.
b. Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.
c. Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)
d. Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah.Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6
e. Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6f.    Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5 menjadi $A5*7g.    Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar.
Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5h.    Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar.
Contoh : Holla nama lain range A5:G7D.    Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan.Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut.Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard.
Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard:
Tombol     Fungsi ← ↑ → ↓    Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah Tab    Pindah satu sel ke kanan Enter    Pindah satu sel ke bawah Shift + Tab    Pindah satu sel ke kiri Shift + Enter    Pindah satu sel ke atas Home    Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih Ctrl + Home    Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif Ctrl + End    Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan PgUp   Pindah satu layar ke atas PgDn    Pindah satu layar ke bawah Alt + PgUp    Pindah satu layar ke kiri Alt + PgDn    Pindah satu layar kekanan Ctrl + PgUp    Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya Ctrl + PgDn    Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya.Jenis Data pada Cell
1. Konstanta, terdiri dari 4 jenis type data yakni :
a.   Character : semua huruf dan angka yang tidak dapat digunakan dalam melakukanperhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9
b.   Numeric : angka yang dapat digunakan dalam melakukan perhitungan yakni 0-9
c. Date : data tanggald.  Time : data waktu
2.  Formula seperti rumus yang selalu diawalidengan tandasamadengan(=)atau tandatambah(+).



BAB III
BEKERJA DENGAN MICROSOFT EXCEL 2007

A. Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007.  
1. Row Heading (Nomor Baris) Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif.
 Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah 65.536 baris.
2.  ColumnHeading (Nomor Kolom)Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan.(65.536 baris dengan 256 kolom).
3.  Cell Pointer (Cell Aktif)Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris1.
4.  Formula Bar (Fungsi)Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1 .
5.  HelpBila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.
6.  Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file darilembar kerja yang aktif.
7.  OfficeButtonBerisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan  mempublish dokumen.
8. Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar) Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.
9.  ToolbarMerupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.10.   Help
Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.
11.LembarKerja(Workbook)Baris  ini  berisikan  informasi  halaman,  section, letak insertion point dan tombolpengendali.B.  Memulai DokumenPada sub bab  ini, kitaakan membuatdokumensebagai contoh pengelolaan datasederhana.
Dari  contoh  pengelolaan  data  sederhana  kita  akan  belajar  tentang  cara pengetikandi excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dancell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill.
Berikut contoh pengelolaan data yangpertama sepertipada Gambar dibawah.Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja adalah sebagai berikut:


1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan.
a.  Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan“Daftar Unit Kerja” pada Cell aktif tersebut.
b.  Kemudian  ketikkan sub judul  laporan pada  Cell A3, A4, A5, D4  danD5
c.  Buat  data tabel pada  Laporan dengan memulai  pengetikan pada  A7 sampai  F7 untuk judul tabel dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.
2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell
a.  Untuk membuat  Judul  Laporan letaknya di  tengah-tengah tabel maka  arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai  A1 sampai F1. Kemudianklik  tombol Merge Cell    agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.
b. Agar huruf  pada  judul  laporan dan tabel tebal maka  arahkan  kursor  pada cell kemudian klik tombol Bold   atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic.
3. Penggunaan Auto FillPada kolom No, KODE  dan NAMA UNIT  dapat digunakanAutofill agar lebih cepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru. Fillhandle berada diujung kanan bawah cellaktif ataurange cellyang dipilih. Ketika menempatkan pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa fasilitas Auto Fill telah diaktifkan Untuk membuat. Serilabel, angka, atau tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse.
4. Pada Kolom NO dan KODE, Auto fill digunakan untuk membuat seri number secara terurut  sedangkan pada kolom Nama  Unit digunakan untuk  mengcopy data  yang sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data table
5. Penggunaan format Tabel dan Cell.
a. Microsoft Excel menyediakan  fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan klik tombol format table seperti ini  , kemudia akan muncul pilihan style format tabel sepertiberikut ini.
b. Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. arna cell, kita juga dapat melakukan number format cell jika isi cell  berupa numeric misalnya number format menggunakan comma, percent.
B. Menyimpan DokumenUntuk menyimpan dokumen klik Save
 Maka akan terjadi salah satu dari 2 hal berikut :
•    Apabila file belum pernah disimpan, Word akan menampilkan kotak dialog Save As seperti dibawah. Dan apabila sebelumnya file pernah disimpan dengan nama yang sama, maka Word akan menyimpan file dan mengembalikan tampilan ke layar dokumen.Untuk memberi nama  pada file ketikkan nama yang  diinginkan dalam kotak  File name, lalu tekan tombol Save.
•   Apabila kita ingin menyimpan file yang pernah disimpan.D.   Penggunaan RumusdanFungsiRumus  dan  fungsi  dalam  Excel  mempunyai  pengertian  yang  berbeda,  rumus  berupa instruksi matematika dalam suatu sel/range dalam lembar kerja dengan operator aritmatik seperti : +,-, ,/,* dan ^. Sedangkan Fungsi merupakan rumus siap pakai yang digunakan sebagai alat bantu dalam proses perhitungan. Excel menyediakan ratusan fungsi siap pakai diantaranya fungsi tanggal dan waktu, matematika dan trigonometri, finansial, statistik, lookup dan referensi, database, teksdanlain-lain.
1.   Menggunakan Rumus (Formula)Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi.  Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini,dimulai dari pangkat(^),kali(*),ataubagi(/),tambah(+)atau kurang (-)
2.   Menggunakan Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Microsoft Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung (-).
Berikut beberapa Fungsi yang sering digunakan:
a.Fungsi Average Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum Penulisannya adalah = AVERAGE(number1,number2,…) dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya.
b.  Fungsi Logika IFFungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operatorrelasi(pembanding)sepertiberikut: Lambang     Fungsi =Sama dengan <Lebih kecil dari >Lebih besar dari <=Lebih kecil atau sama dengan
>=Lebih besar atau sama dengan <>     Tidak sama dengan.
c.  Fungsi MaxFungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah =MAX(number1,number2,…)dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya.
d.  Fungsi MinSama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik.
e.  Fungsi SumFungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…)Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan.
f.  Fungsi LeftFungsi left digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars) Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.
g.  Fungsi Mid Fungsi ini digunakan untuk mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum pemakaian fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars) Artinya mengambil sejumlah karakter mulai dari start_num, sebanyak num_char.
h.   Fungsi Right Fungsi ini merupakan kebalikan dari fungsi left, kalau fungsi left mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri, maka fungsi mengambil sejumlahkarakter dari sebelah kanan teks.Bentuk umum penulisannya adalah =RIGHT(text,num_chars) Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil.
i.   Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal (VLOOKUP) atau secara vertikal (VLOOKUP).
Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah : =HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,…) =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,…) Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks kolom (Col_index_num).
C.   Convert Texs to Columns
Terkadang kita ingin memisahkan dua buah kata yang tadinya berada dalam satu cell menjadi dua cell atau lebih.  Kita dapat menggunakan Convert Text to Columns untuk memisahkan dua buah kata yang terpisahkan oleh koma, spasi, tab, dan lainnya. Cara :Ketiklah “pengantar komputer”  dalam sebuah cell.Text to ColumnsPilih tab DATA Kemudian akan muncul window seperti berikut :
Delimited dipilih jika dua buah kata tersebut dipisahkan oleh koma atau tab.
Fixed Width untuk mengeset data terpisah dengan ukuran tertentu.Setelah finish, kita akan mendapatkan pengantar dan komputer berada pada cell yang berbeda.
D.   Menggunakan Grafik
Salah satu fungsi unggul dalam Ms Excel 2007 adalah grafik dimana dapat melihat hasil tabel diubah menjadi ke dalam grafik dengan cepat.

0 komentar:

Post a Comment

Fish

Daily Horoscopes